Centre d'aide

1. Créer ton compte et ton club

Créer un compte

Va sur teemby.app, remplis nom du club + email + mot de passe (8 caractères minimum). Tu reçois un email de confirmation : clique le lien.

Tu disposes de 14 jours d'essai gratuit, sans carte bancaire. À la fin de l'essai, choisis un plan parmi Starter (75 €), Club (149 €) ou Club Pro (299 €).

Tu es l'owner de ton club

Le compte qui crée le club en devient propriétaire (owner). Tu es le seul à pouvoir gérer l'abonnement Stripe, transférer la propriété, ou supprimer le club entier. Tu peux ensuite inviter des coachs et des admins qui auront chacun leur propre compte.

Le guide pas-à-pas

Au premier login, le tableau de bord affiche un guide en 4 étapes : configurer les terrains, renseigner les coachs, créer les groupes, importer les joueurs. Suis l'ordre — ça t'évite les blocages logiques (on ne peut pas créer un groupe sans terrain).

2. Quel plan choisir

Trois formules, sans surprise. Tu peux changer de plan à tout moment depuis Réglages → Abonnement (le portail Stripe gère le prorata).

Que se passe-t-il quand j'atteins la limite ?

Pour le nombre de joueurs / coachs, le bouton « Ajouter » reste cliquable mais affiche un message clair (« Plan Starter limité à 100 joueurs. Passe au plan supérieur depuis Réglages → Abonnement »). Aucun joueur n'est supprimé si tu downgrades — la limite ne bloque que les nouveaux ajouts.

Que se passe-t-il quand je downgrade ?

Tes données restent intactes. Les features du plan supérieur s'affichent juste en mode verrouillé (« 🔒 Réservé au plan Pro ») avec un bouton pour réactiver l'upgrade. Tu peux re-monter en plan à tout moment et tout reprend exactement comme avant.

Réduction asso

Les clubs déclarés en préfecture bénéficient de −15 % sur le plan choisi. Écris à hello@teemby.appavec le numéro RNA ou un justificatif, on t'envoie un code promo Stripe à appliquer au checkout.

3. Configurer ton club (sport, terrains, logo, contact)

Choisir le sport

Va dans Réglages → Général → Informations: tu choisis parmi 16 sports (tennis, padel, foot, basket, judo, natation, équitation, athlétisme…). Le vocabulaire et les capacités par défaut s'adaptent automatiquement (« reprises » pour l'équitation, « équipes » pour le foot, etc.).

Créer les installations (terrains, pistes, dojos…)

Va dans Terrainsdans la sidebar : pour chaque terrain, un nom + des créneaux d'ouverture par jour. Modifie les horaires directement sur la fiche (deux inputs heure cliquables). Pratique si Terrain 1 est dispo le mercredi 14h-18h mais le samedi 9h-13h — chaque jour peut avoir ses propres horaires.

Renseigner les coachs

Onglet Coachsdans la sidebar. Pour chaque coach, tu coches les jours où il est disponible. Le moteur utilise cette info pour signaler les conflits (groupe planifié sur un jour où le coach n'est pas dispo).

Logo personnalisé du club Pro

Va dans Réglages → Général → Identité(admin+ uniquement). Upload une image PNG, JPG ou WebP (≤ 2 Mo, idéalement carrée ≥ 512×512 pixels). Le logo apparaît :

• Dans la barre latérale de l'app à la place du logo Teemby
• Comme icône d'applicationquand un parent ajoute le site à son écran d'accueil iPhone ou Android
• Comme avatar du club sur l'espace famille

L'icône d'app sur l'écran d'accueildépend du moment de l'installation :

• iPhone (Safari): l'icône est figée au moment où le parent ajoute l'app à l'écran d'accueil. Si tu charges ton logo après l'install, le parent verra toujours l'icône Teemby générique. Il devra retirer l'app et la ré-ajouter pour voir ton logo.
• Android (Chrome): l'icône se met à jour automatiquement après quelques jours, ou immédiatement si le parent retire et ré-ajoute l'app.
• Conseil : charge ton logo avantde communiquer le lien d'install aux familles.

Contact club visible aux familles

Dans Réglages → Général → Informations, renseigne au moins une adresse email ou un téléphone public (type club@… ou secretariat@…). Ces coordonnées apparaissent dans tous les emails envoyés aux parents et servent de « Reply-To » — si un parent répond, sa réponse va directement à ton adresse club, pas dans le vide.

Régler les poids du moteur de recommandation

Dans Réglages → Moteur de recommandation, tu peux ajuster l'importance relative de chaque critère (âge, niveau, disponibilités, places restantes). Les sliders se rebalancent automatiquement pour rester à 100. Tu peux laisser les valeurs par défaut (35/35/20/10) au début et affiner après quelques inscriptions.

4. Inviter des coachs et gérer les rôles

Trois rôles côté serveur

• Owner (propriétaire)— un seul par club. Le compte qui crée le club. Accès complet + gère l'abonnement Stripe + peut transférer la propriété + peut supprimer le club entier.
• Admin— accès complet : créer, modifier, supprimer, importer, gérer les réglages, inviter d'autres coachs ou admins.
• Coach— édition des groupes et joueurs, mais pas de suppression ni d'accès aux réglages ni d'invitations.

Les permissions sont enforced côté serveur (Postgres RLS) — un coach qui essaye de supprimer un groupe via les devtools du navigateur reçoit une erreur, pas juste un bouton masqué.

Limite par plan

• Starter : maximum 2 coachs(en plus de l'owner)
• Club et Pro : coachs illimités

Inviter un coach

Va dans Réglages → Équipe(admin+ uniquement). Saisis l'email + choisis le rôle (admin ou coach), clique « Inviter ». Le coach reçoit un mail avec un lien personnel valable 7 jours.

Quand il clique le lien, il choisit son mot de passe et accepte les CGU. Au login suivant, il accède au club avec son rôle. Au premier login coach, un tour d'onboarding en 4 étapess'affiche pour lui montrer où tout se trouve.

Gérer les membres existants

Toujours dans Réglages → Équipe :

• Liste de tous les membres avec leur email, rôle et date d'inscription
• Boutons « Promouvoir admin » ou « Rétrograder coach »
• Bouton « Révoquer »pour exclure un membre (sa fiche reste, juste l'accès est coupé)
• Pour les owners : « Transférer la propriété » — choisit un admin existant, lui transfère le rôle owner

5. Créer et gérer les groupes

Créer un groupe

Onglet Groupes → bouton « Nouveau groupe ». Tu remplis nom, coach, jour, terrain, créneau (début/fin), tranche d'âge (min/max), niveau cible, capacité.

Modifier ou supprimer un groupe

Clique la carte du groupe → tu accèdes à la fiche détaillée. Tu peux y modifier les paramètres ou supprimer le groupe (bouton rouge en haut à droite, avec confirmation).

Si tu supprimes un groupe, les joueurs qui y étaient sont automatiquement remis dans la file d'attente.

Gérer la composition

Sur la fiche d'un groupe, tu vois la liste des joueurs affectés. Le bouton « Retirer » désaffecte un joueur (il revient dans la file d'attente, on ne le supprime pas). Confirmation à chaque retrait pour éviter les fausses manips.

6. Importer les joueurs (CSV / Excel) Club+

L'import en masse est inclus à partir du plan Club. En Starter, tu saisis chaque joueur depuis le mode inscription rapide.

Format accepté

Tu peux importer du .csv ou du .xlsx. La première ligne doit contenir les en-têtes de colonnes. Les colonnes reconnues automatiquement :

• prenom, nom, date_naissance, niveau — obligatoires
• telephone, email — pour contacter la famille
• coach_prefere, avec, eviter, fratrie — contraintes
• notes — libre

Le wizard d'import

Page /app/players/import. Drag-drop ton fichier, le moteur tente de matcher les en-têtes automatiquement. Tu vois un tableau ligne-par-ligne avec les erreurs en rouge (date invalide, niveau hors plage, prénom manquant…). Tu corriges directement dans le tableau ou tu cliques « Ignorer » sur les lignes que tu ne veux pas importer.

Une fois satisfait, bouton « Importer N joueurs » en bas. Toutes les lignes valides + non ignorées partent en bulk insert.

Limite de joueurs

L'import respecte la limite de ton plan. Si tu importes 150 joueurs avec un plan Club (max 200) alors que tu en as déjà 100, le 51e en plus sera bloqué et l'import s'arrêtera proprement avant d'envoyer du partiel.

7. Planning : drag & drop, conflits, vues

La grille horaire

L'onglet Planning affiche la semaine par jour, chaque jour est découpé en colonnes par terrain, chaque colonne empile les groupes triés par horaire de début.

Drag-and-drop tactile + souris

Tu glisses une carte de groupe vers un autre terrain, un autre créneau ou un autre jour. Marche sur tablette tactile (iPad, etc.) et sur ordinateur souris. L'aperçu te montre la nouvelle position en temps réel, calé sur les créneaux de 15 minutes. Tu lâches, c'est sauvegardé automatiquement.

Annuler et refaire

Bouton Annuler (ou Ctrl+Z) pour revenir en arrière. Bouton Rétablir (Ctrl+Maj+Z) pour refaire. Les 20 dernières actions sont mémorisées.

Conflits détectés en rouge

• Terrain manquant (le groupe pointe vers un terrain supprimé)
• Terrain configuré sur un autre jour (terrain dispo le mer mais groupe le sam)
• Hors disponibilité terrain (groupe à 8h alors que le terrain ouvre à 14h)
• Coach indisponible (coach pas coché ce jour-là)
• Chevauchement terrain (deux groupes se superposent sur le même terrain)
• Chevauchement coach (un coach a deux groupes en même temps)

Trois vues

En haut à droite, tu bascules entre Grille (drag-and-drop, défaut), Semaine (7 colonnes compactes, lecture rapide) et Liste (tableau sans axe horaire, idéal pour imprimer).

8. Le moteur de scoring

Comment ça marche

Pour chaque groupe, le moteur calcule un score sur 100 basé sur :

• Âge(35 points par défaut) : dans la tranche du groupe = full, à ±1 an = partiel, hors tranche = 0
• Niveau (35 points) : même logique
• Disponibilités (20 points) : dispo le jour du groupe = full, dispos non renseignées = partiel, sinon 0
• Places restantes (10 points) : 2+ places = full, 1 place = partiel, complet = -100 (le groupe sort du top)
• Contraintes humaines: bonus si l'ami souhaité est dans le groupe, malus si la personne à éviter y est, bonus pour la fratrie au même créneau, etc.

Tu peux ajuster les poids depuis Réglages → Moteur de recommandation (sliders qui se rebalancent automatiquement à 100).

Les contraintes humaines

• Avec(un ami) — bonus si l'ami est dans le groupe suggéré
• Éviter — pénalité forte si la personne y est, petit bonus sinon
• Coach préféré — bonus si le coach du groupe correspond
• Fratrie — bonus si frère/sœur sur le même créneau

Score recommandé / orange / rouge

Visuellement, la pastille de score est colorée :

• ≥ 80 → vert (recommandé fort)
• 50-79 → orange (acceptable, vérifier)
• < 50 → rouge (à utiliser en dernier recours)

9. Inscription rapide

L'objectif : 30 secondes par inscription

Devant un parent, tu remplis 5 champs (prénom, nom, âge, niveau, téléphone) + tu coches les jours dispo, et le moteur propose les 3 meilleurs groupes. Un clic, le joueur est affecté. Toast de confirmation avec bouton « Annuler » pour les fausses manips.

Le téléphone est obligatoire

Pour ne pas perdre le contact avec la famille (rappel, modification du créneau, etc.). L'email reste facultatif.

Et si aucun groupe ne convient ?

Sous les 3 suggestions, un panel « Aucun groupe ne convient ? » avec un bouton « Mettre en attente sans groupe ». Le joueur est sauvegardé avec ses contraintes, son téléphone, et apparaît dans la file « à placer » du tableau de bord.

Tu peux aussi mettre le joueur en liste d'attente sur un ou plusieurs groupes spécifiques — voir Liste d'attente et rappels.

Annuler la dernière affectation

Erreur de saisie ? Mauvais groupe ? Bouton « Annuler la dernière affectation » en haut à droite du flow.

Email automatique de confirmation au parent Club+

Une fois le joueur affecté à un groupe, tu peux faire envoyer automatiquement un mail au parent récapitulant le groupe, le jour, l'horaire, le terrain et le coach. Active le toggle dans Réglages → Notifications (admin+ uniquement). Par défaut désactivépour éviter de blaster ta base lors d'un import massif.

10. Lien public d'inscription + mode porte ouverte Pro

Générer le lien

Va dans Réglages → Inscription publique (admin+ uniquement). Clique « Créer ». La page affiche immédiatement :

• L'URL à partager (avec bouton « Copier »)
• Le QR code généré côté navigateur — téléchargeable en PNG pour l'imprimer
• Le compteur de demandes reçues sur ce lien

Un seul lien actif à la fois par club. Tu peux en créer un nouveau (l'ancien lien devient inactif, donc les anciens QR imprimés ne marchent plus) ou désactiver à tout moment.

Côté parent

L'URL ouvre une page hors-app (pas besoin de compte). Le parent voit un formulaire mobile-first avec les champs minimaux pour pré-inscrire un enfant + checkbox RGPD obligatoire. Le téléphone est obligatoire pour que le club puisse rappeler. Anti-bot Cloudflare Turnstile pour bloquer les spammeurs.

Côté club : la file d'attente

Les demandes arrivent dans Demandes (sidebar). Pour traiter rapidement le jour J, lance le mode porte ouvertequi affiche la file à gauche et le formulaire d'inscription à droite. Un clic sur une carte préremplit le formulaire, après l'affectation la demande est marquée « traitée » automatiquement.

Mode porte ouverte — confier la tablette à un bénévole

Le mode porte ouverte masque la sidebar, le menu, les autres pages — il reste uniquementle flow d'inscription et la file d'attente. C'est ce qui te permet de confier l'iPad à un parent du comité ou un bénévole le jour J, sans qu'il accède aux joueurs, aux groupes ou aux réglages.

Dans Réglages → Inscription publique, bouton « Lancer le mode porte ouverte ». Pour quitter, clique « Quitter le kiosque »en haut à droite (avec confirmation). Le mode est stocké en mémoire de session sur l'appareil — fermer l'onglet le désactive.

11. Liste d'attente et rappels

Inscrire un joueur en liste d'attente

Quand aucun groupe n'a de place compatible (pas le bon âge, ou complet), tu peux le mettre en attente sur un ou plusieurs groupes en un clic. Sa fiche est créée normalement (avec téléphone et contraintes), il apparaît juste avec le statut « en attente » sur ces groupes.

Un joueur peut être en attente sur plusieurs groupes en même temps. Le premier qui se libère déclenche le rappel.

Rappels automatiques quand une place se libère

Sur le dashboard, un panel « Rappels en attente »apparaît dès qu'un groupe a une place libre et au moins un joueur waitlisté dessus. Tu vois le nom du joueur, le groupe, le téléphone du parent à appeler tout de suite, et deux boutons « ✓ Affecter » ou « Retirer ».

Confirmation atomique multi-coach

Si deux coachs cliquent simultanément « ✓ Affecter » sur le même joueur depuis deux tablettes, l'opération est atomique côté serveur : seule la première prend effet, l'autre voit le rappel disparaître quand elle se rafraîchit. Plus de double-affectation.

12. Faire l'appel (présences) Pro

Inclus dans le plan Pro. Permet à chaque coach de marquer présents / absents / excusés sur ses séances depuis son téléphone, et au club d'avoir des stats de fréquentation par joueur.

Faire l'appel

Onglet Présencesou directement sur la fiche d'un groupe. Tu vois la séance du jour. Bouton « Faire l'appel » qui ouvre la liste des joueurs affectés. Pour chaque joueur : Présent, Absent, Excusé. Un seul tap par joueur.

L'appel reste modifiable à tout moment — pas de fenêtre figée. C'est plus simple quand tu pointes pendant ou juste après la séance, mais tu peux corriger un présent / absent même plusieurs jours après si tu t'es trompé.

Valider l'appel et notifier les absences

Une fois la séance terminée, bouton « Valider l'appel ». Teemby envoie un email à chaque famille dont l'enfant a été marqué absent non excusé— pour qu'ils sachent et puissent expliquer. Les présents / excusés ne reçoivent rien (pas de bruit inutile).

Stats par joueur

Sur la fiche d'un joueur, panneau « Présences » avec les compteurs présents, absents, excusés, et la date de la dernière absence. Pratique pour identifier les joueurs en décrochage (3 absences consécutives = à appeler).

13. Confirmer les créneaux côté famille Pro

Inclus dans le plan Pro. Sert à officialiser le créneau d'un joueur auprès de sa famille : la famille reçoit une demande de confirmation et répond oui (ferme) ou non, autre créneau. C'est l'équivalent d'une réinscription mais en cours de saison.

Quand l'utiliser

• Après un déplacement de groupe ou un changement de créneau
• Pour acter un essai sur 2 séances avant inscription définitive
• Pour confirmer une nouvelle affectation sortie de la liste d'attente

Envoyer la demande

Sur la fiche d'un joueur ou d'un groupe, panneau « Confirmations créneau » → bouton « Demander confirmation ». La famille reçoit un email avec un lien vers son espace famille où elle peut répondre en 1 tap.

Suivi côté admin

Tu vois côté admin l'état de chaque demande (en attente / confirmé / refusé) et la date de réponse. Si la famille refuse, elle peut indiquer ses contraintes — tu reçois l'info dans la file À traiter.

14. Espace famille (parents) Pro

Inclus dans le plan Pro. Donne aux parents un accès en lecture aux séances de leur enfant et la possibilité de signaler une absence en 1 tap, sans créer de compte ni mémoriser un mot de passe.

Comment ça marche pour le parent

1. Le parent va sur /family (par exemple teemby.app/family) depuis n'importe quel appareil.
2. Il saisit l'adresse email associée à son enfant dans la fiche du club.
3. Il reçoit un magic linkpar mail (valable 15 minutes).
4. Il clique le lien → il atterrit sur son espace, où il voit les prochaines séances de chaque enfant.

Ce que le parent peut faire

• Voir les prochaines séances(jusqu'à 8 par groupe, sur 60 jours).
• Signaler une absence en 1 tap sur la prochaine séance — marquée « excusée » côté coach.
• Signaler des absences sur plusieurs séances (vacances scolaires) via une liste cochable.
• Confirmer les créneaux que le club lui propose (voir section 13).
• Répondre aux réinscriptions (voir section 22).
• Mettre à jour son téléphone sans contacter le club.
• S'abonner au calendrier Google / Apple / Outlook — URL permanente personnelle.
• Demander une attestation de présence (PDF imprimable) sur une période donnée.
• Inbox des messages du club: tous les emails reçus du club consultables même si le mail d'origine est perdu.

Sécurité

Le magic link est signé HMAC + expiration courte (15 minutes login, 30 jours session). Aucun mot de passe stocké. Limite : 3 demandes de magic link par heure par adresse email pour éviter le spam. Le cookie de session est HttpOnly + SameSite=Lax.

15. Espace coach Pro

Inclus dans le plan Pro. Côté coach, Teemby offre une vue simplifiée qui se concentre sur ce qu'il a besoin pour la séance : ses groupes, ses séances du jour, l'appel. Pas de bruit administratif (réglages, abonnement, audit log…).

Ses groupes en un clic

Le coach voit sur son tableau de bord uniquement sesgroupes (ceux où il est coach principal ou assistant), avec un raccourci direct vers la séance du jour pour faire l'appel.

Tour d'onboarding

Au premier login d'un coach invité, un tour de 4 étapes le guide sur les sections clés : ses groupes, l'appel, le planning, les demandes d'avis.

Permissions restreintes

Le coach peut éditer les groupes et les joueurs mais ne peut pas supprimer, ni inviter d'autres coachs, ni accéder aux réglages du club. C'est enforced côté serveur (RLS) — pas juste un masquage UI.

16. Mail groupé au groupe Pro

Inclus dans le plan Pro. Pour envoyer un mail libre à toutes les familles d'un groupe en une seule action — annonce, photo de groupe, info tournoi, changement d'équipement, etc.

Où c'est

Sur la fiche de chaque groupe, section « Envoyer un mail au groupe » (accessible aux coachs et admins). Bouton « Composer un mail »qui indique le nombre de destinataires (joueurs assignés avec un email — la file d'attente n'est pas incluse).

Variables substituables

Le sujet et le corps du mail acceptent ces variables, remplacées par destinataire :

• {prenom} — prénom du joueur
• {nom} — nom du joueur
• {nom_du_groupe} — nom du groupe
• {nom_du_club} — nom du club

Exemple : « Bonjour, on a oublié les chaussons de {prenom}mardi soir. Pouvez-vous vérifier ? » — chaque parent reçoit son propre mail avec le prénom de son enfant.

Limite anti-spam

Un envoi par groupe avec un cooldown qui dépend du rôle : 6 h pour un coach, 24 h pour un admin ou owner. Le bouton est désactivé après envoi avec un compte à rebours.

Reply-To

Les mails sont envoyés avec le contact club (configuré dans Réglages → Général → Informations) en Reply-To. Si un parent répond, sa réponse arrive directement à ton adresse club.

17. Notifications push (familles + coachs) Pro

Inclus dans le plan Pro. Les parents et les coachs peuvent activer les notifications web push pour recevoir les alertes importantes (annulation de séance, rappel avant la séance, demande de confirmation, réponse parent…) directement sur leur écran, sans avoir à ouvrir l'app.

Côté famille

Sur l'espace famille, panneau Notifications → bouton « Activer ». Le navigateur demande la permission. Une fois acceptées, les notifs arrivent même app fermée (sur iOS 16.4+, Android, desktop). Le parent peut choisir quelles catégories activer (rappels séance, annulations, messages club…).

Côté coach

Sur le tableau de bord coach, panneau Notifications. Mêmes catégories plus quelques spécifiques coach (demande d'avis, retour famille sur réinscription).

Limitations iOS

Sur iPhone, le navigateur Safari ne supporte les web push que si le parent a ajouté le site à son écran d'accueil (mode PWA). Sinon, fallback sur les emails classiques.

18. Annulation et rattrapage d'une séance Pro

Annuler une séance ponctuelle

Sur la fiche d'une séance (depuis l'onglet Présences ou la fiche groupe), bouton « Annuler la séance ». Tu choisis une catégorie (vacances scolaires, jour férié, coach indisponible, intempéries, autre) et tu peux laisser un texte libre. Un email d'annulation est envoyé automatiquement à toutes les familles ayant un email.

Proposer un rattrapage

Au moment de l'annulation, tu peux proposer un créneau de rattrapage (autre jour, autre horaire, autre terrain). Les familles concernées reçoivent l'invitation et confirment / refusent depuis leur espace famille.

Garde-fous

Le rattrapage ne peut pas être proposé sur le même jour de semaine que la séance d'origine (sinon ce serait juste un report) ni sur un créneau qui chevauche un autre groupe du coach.

19. Annulations en masse (vacances scolaires) Pro

Pour annuler toutes les séances de tous les groupes pendant une période (vacances de la Toussaint, Noël, février…), va dans Présences → Annulations en masse.

Sélectionner la période

Tu choisis une date de début et une date de fin. Teemby calcule toutes les séances impactées (groupe par groupe), tu vois la liste avant de valider.

Catégorie + texte libre

Comme l'annulation ponctuelle, tu choisis une catégorie (vacances, jour férié, autre) et tu peux laisser un texte libre commun à toutes les familles.

Email unique par famille

Une famille avec 3 enfants dans des groupes différents reçoit UN seul email qui liste les séances annulées de chacun. Pas de spam.

20. Demandes d'avis aux coachs

Quand un admin hésite sur le placement d'un joueur (niveau ambigu, joueur déjà vu par un coach, etc.), il peut demander l'avis d'un coach avant de décider. Le coach reçoit la demande, regarde la fiche, donne son verdict.

Solliciter un avis

Sur la fiche d'un joueur, panneau « Avis coach » → bouton « Demander un avis ». Tu choisis le coach et tu peux laisser une question libre.

Côté coach : À traiter

Sur son tableau de bord, le coach a un panneau « À traiter » qui liste les demandes en attente. Il clique, voit la fiche joueur, répond avec un commentaire et son verdict (recommandé / pas recommandé / besoin de voir en séance).

Suivi côté admin

L'admin retrouve la réponse sur la fiche joueur. Toutes les demandes traitées alimentent l'historique pour traçabilité.

21. Préparer la saison suivante (clonage)

Teemby gère ton club par saison — typiquement une année scolaire. À tout moment, ton club a une saison active et, optionnellement, une saison en préparation. Toutes les saisons clôturées sont conservées en archive read-only.

Où c'est

Va dans Réglages → Saison(admin+). Tu y vois 3 cartes : la saison en cours avec ses stats, l'espace de prépa, l'historique des saisons archivées.

Ouvrir la préparation

1. Clique « Préparer la saison suivante ». Tape un libellé (ex. 2026-2027) et coche « Cloner les groupes » (recommandé).
2. Le clonage recopie tes groupes actuels avec leurs créneaux, dispos coachs et dispos terrains. Tu repars d'une copie éditable au lieu de tout recréer à zéro.
3. Bascule sur la prépa via le pill saison de la barre latérale (« Basculer vers la préparation »). Un bandeau orange te rappelle que tes modifications restent dans la prépa, sans impacter la saison opérationnelle.

Travailler la prépa en parallèle

Modifie librement les groupes (créneaux différents, fusion, split, suppression) — les parents ne voient rien tant que tu n'as pas activé la nouvelle saison. Tu peux y passer des mois en arrière-plan.

QR codes pendant la prépa

Dans Réglages → Inscription publique, quand une saison de prépa existe, un radio te demande où atterrissent les nouveaux inscrits : Saison en cours (nouvel arrivant en cours d'année) ou Saison en préparation (préinscriptions pour la rentrée). Tu peux laisser les deux QR codes actifs en parallèle.

22. Lancer et traiter les réinscriptions

Lancer les réinscriptions

Sur la carte de prépa (section 21), clique « Lancer les réinscriptions ». Teemby crée une demande de réinscription pour chaque joueur encore actif. Un panneau apparaît immédiatementsur l'espace famille de chaque parent concerné, et une notification est envoyée en parallèle.

Côté famille

Sur leur espace famille, les parents voient le panneau Réinscriptions listant les enfants concernés. Pour chacun :

• Oui ou non à la réinscription
• Garder le même créneau si possible, ou indiquer de nouvelles disponibilités
• Laisser un mot pour le club (changement de niveau, déménagement…)

Traiter les retours côté admin

L'onglet Réinscriptions(visible dès qu'une saison de prépa existe) liste toutes les réponses. Filtre par en attente, oui, non, approuvées, refusées. Pour chaque réponse positive :

• Garder dans <groupe>— propose le clone du groupe actuel. Un clic et c'est validé.
• Autre groupe… — choisis un autre créneau de la prépa.
• À placer — approuve sans groupe, tu placeras manuellement plus tard.
• Refuser — utile pour acter un départ.

Activer la nouvelle saison Owner

Quand tu es prêt à officialiser, le propriétaire clique « Activer 2026-2027 » sur Réglages → Saison. Une modale demande de retaper ACTIVER 2026-2027 pour éviter le misclick. En une seule transaction atomique, Teemby :

1. Importe tous les joueurs approuvés dans la nouvelle saison ;
2. Crée leurs affectations dans les groupes ;
3. Archive l'ancienne saison (lecture seule) ;
4. Active la saison de prépa ;
5. Désactive les QR codes liés à l'ancienne saison ;
6. Trace l'opération dans l'audit log.

Soit tout passe, soit rien. Si quelque chose tourne mal, le club reste exactement dans l'état d'avant.

23. Multi-club (un coach pour plusieurs clubs)

Cas d'usage

Un coach freelance qui travaille pour plusieurs clubs n'a besoin que d'UN compte. Quand chaque club l'invite avec la même adresse mail, il accumule les memberships sur le même login.

Switcher de club en cours d'usage

Dans la sidebar, dropdown « Club actif » (visible uniquement si plusieurs clubs). Switcher recharge entièrement les données du nouveau club. Son rôle peut être différent dans chaque club (ex : admin chez A, coach chez B).

Cookie active club

Le choix est mémorisé dans un cookie d'un an (teemby_active_club_id). La déconnexion l'efface, donc un coach qui se déconnecte/reconnecte revoit le sélecteur.

24. Sécurité, audit log, soft-delete

Audit log : qui a fait quoi Club+

Toutes les modifications sur les terrains, coachs, groupes, joueurs, membres et invitations sont tracées dans un journal interne (audit log) qui enregistre : qui (user_id), quoi (insert/update/delete), sur quelle entité, et quand. Les valeurs PII (noms, emails, téléphones, notes) sont automatiquement strippées du journal — RGPD friendly.

L'audit log est activé pour les plans Club et Pro. En Starter, les modifications passent sans trace.

Suppressions douces (soft-delete) Club+

Quand un admin supprime un joueur ou un groupe en plan Club ou Pro, la donnée n'est pas effacée immédiatement : elle est marquée comme supprimée côté base. Si tu te trompes ou si tu as besoin de récupérer, écris à hello@teemby.app— on restaure tant que la donnée n'a pas été purgée.

Multi-appareils en temps réel

Tous les appareils connectés au même club voient les mêmes données en temps réel. Si un coach inscrit un joueur sur sa tablette, l'admin sur son ordinateur voit l'inscription apparaître en moins d'une seconde.

Sécurité technique

• HTTPS partout (Vercel terminaison TLS).
• Authentification Supabase (mots de passe hachés bcrypt, jamais stockés en clair).
• Isolation par club au niveau Postgres avec Row-Level Security— même avec les devtools, un user ne peut pas accéder aux données d'un autre club.
• Liens magic + tokens calendrier signés HMAC avec secret serveur.
• Anti-bot Cloudflare Turnstilesur le formulaire d'inscription publique.

25. Sauvegarde complète du club

Tes données t'appartiennent. À tout moment, tu peux télécharger l'intégralité du club dans un fichier ouvert, sans dépendre d'une API ou d'un export à la carte.

Où c'est

Va dans Réglages → Sauvegarde. Réservé au propriétaire et aux administrateurs.

Ce qui est inclus

La sauvegarde contient toutes les saisons: joueurs, groupes, affectations, présences, historique des placements, demandes d'inscription, renouvellements, messages familles, créneaux, configuration du club. 100 % des données. Les fichiers binaires (logos, documents coachs) ne sont pas inclus mais restent stockés séparément et accessibles via les liens.

Deux formats au choix

• Excel multi-onglets— une feuille par table + onglet « Lisez-moi » qui explique chaque colonne. Idéal pour relire à l'œil.
• JSON exhaustif et versionné — format technique, peu lisible pour un humain mais parfait pour archive ou migration future.

Exports « quotidiens »

Pour un usage courant (saison en cours, à imprimer ou partager), tu disposes aussi depuis le tableau de bord :

• Excel multi-onglets — sommaire, planning, groupes, joueurs, à placer
• CSV joueurs — la liste à plat avec toutes les contraintes
• CSV groupes — un fichier avec un tableau croisé groupes × joueurs
• Rapport HTML imprimable — à imprimer ou convertir en PDF

Exports et sauvegarde sont disponibles sur tous les plans (Starter inclus) — tu peux récupérer tes données quel que soit ton abonnement.

Vigilance

Le fichier contient des données personnelles (emails, téléphones, dates de naissance). Stocke-le en sécurité, supprime-le quand il n'est plus utile. La restauration depuis un JSON n'est pas encore disponible — la sauvegarde sert d'archive et de garantie de portabilité RGPD.

26. Compte, abonnement, RGPD

Mot de passe oublié

Sur l'écran de connexion, lien « Mot de passe oublié ? ». Tu entres ton email, tu reçois un lien dans les minutes qui suivent. Si le mail n'arrive pas, vérifie tes spams.

S'abonner — choisir un plan

Pendant ou après les 14 jours d'essai, va dans Réglages → Abonnement. Tu vois ton plan actuel et trois cartes Starter / Club / Pro à choisir. Clique celle qui te convient → tu es redirigé vers le checkout Stripe. Au paiement, ton accès passe en « Abonnement actif » immédiatement.

Changer de plan (upgrade ou downgrade)

Quand l'abonnement est actif, bouton « Gérer l'abonnement » dans Réglages → Abonnement → ouvre le portail Stripe, où tu peux upgrader ou downgrader à tout moment. Stripe gère le prorata automatiquement.

Réduction asso −15 %

Les clubs déclarés en préfecture peuvent obtenir un code promo Stripe pour −15 % à vie sur le plan choisi. Écris à hello@teemby.app avec ton numéro RNA ou un justificatif.

Supprimer ton compte / tes données

Écris à hello@teemby.appavec ton email de compte. La suppression est effective sous 30 jours.

Données de mineurs et RGPD

Tu es responsable de traitement des données saisies (joueurs, parents). Tu dois recueillir le consentement parental avant de saisir des données d'enfants de moins de 15 ans. Voir notre Politique de confidentialité pour les détails.

Tu n'as pas trouvé ?

Écris à hello@teemby.app, on répond sous 24-48 h.